<< Назад към всички системи за управление
ЕТАПИ НА ПРОГРАМА ЗА ВЪВЕЖДАНЕ И ПОДГОТОВКА ЗА СЕРТИФИКАЦИЯ
НА СИСТЕМАТА ЗА УПРАВЛЕНИЕ НА КАЧЕСТВОТО
ПОДГОТВИТЕЛНИ ЕТАПИ
Уводно обучение
Диагностика
Планиране
РАБОТНИ ЕТАПИ
“Проектиране на СУК и предварително документиране на СУК”
“Апробиране на СУК и коригиране на документите й”
“Финализиране на документите на СУК”
“Работно внедряване”
“Изготвяне на Наръчник”
“Вътрешни одити”
“Предсертификационна подготовка”
Какво представляват етапите при работа с и
ЕТАПИ НА ПРОГРАМА ЗА ВЪВЕЖДАНЕ И ПОДГОТОВКА ЗА СЕРТИФИКАЦИЯ
НА СИСТЕМАТА ЗА УПРАВЛЕНИЕ НА КАЧЕСТВОТО В ЕДНА ГОЛЯМА ФИРМА
ПОДГОТВИТЕЛЕН ЕТАП
Предназначение на подготвителния етап
На подготвителния етап се създават тези условия, които гарантират вярно насочване, правилно изпълнение и ефективно управление на същинските дейности по въвеждане на СУК.
Дейности, от които се състои подготвителният етап
Подготвителният етап може да включва едни или други и различни дейности, чрез които се осигурява успехът на бъдещата работа по СУК, но като минимум подготовката се състои в пускане на Заповед за старт и управление на Програма за въвеждане на СУК и подготовка за одобряване, в провеждане на уводно обучение с участниците в Програмата, в извършване на диагностика на реалната система, в изготвяне на Задание за проектиране и Работен план за въвеждане на СУК, в определяне и създаване на ръководни и работни органи на Програмата.
Уводно обучение
Уводното обучение се провежда преди диагностиката. То е еднодневно и запознава участниците в Програмата с идеите и съдържанието на приложимите стандарти и конкретните им задачи и задължения по въвеждане на СУК и подготовката й за сертификация. В уводното обучение участват ръководители и специалисти, които имат пряк ангажимент или са засегнати макар и косвено от дейности или резултати от планирането, проектирането, документирането, внедряването, прилагането, поддържането или развитието на СУК. Клиентът има интерес да включи в обучението повече участници – по-добре да има обучени хора в повече, отколкото необучени хора да въвеждат СУК. Ако макар една ключова фигура не мине уводно обучение, “синдромът на невежата” (той отхвърля “непознатото”) рискува да обрече Програмата на боксуване. Добре е в обучението да участват и изявени представители на изпълнителския кадър, особено ако имат завоюван авторитет на неформални лидери. Вместо да се изолират, потенциалните противници на Програмата, ако се очаква да има такива, нека също преминат обучение, след което да бъдат ангажирани с конкретни задачи, и то с ясно видими резултати.
Диагностика
Диагностиката на управленската практика в обхвата на СУК предхожда планирането й. Диагностиката включва посещения на работни места и обекти, преглед на записи и документи и беседи с длъжностни лица. Тя цели да констатира съответствия и несъответствия на реалното управление спрямо изисквания на стандарта ISO 9001. СУК води до стабилизиране на съответствия (позитивни правила и практики) и премахване на несъответствия (елиминира негативни правила и практики и/или въвежда липсващи, но изисквани правила и практики).
Планиране
На база установени при диагностиката несъответствия между реална и идеална системи и предвид наличните ресурси и потенциал, се прави планиране, което се състои в изготвяне, съгласуване и утвърждаване на Задание за проектиране и Работен план за въвеждане на СУК. Заданието за проектиране на СУК определя структура и съдържание на документацията й и обикновено се представя чрез предложение за “Състав и йерархия на документация на СУК” и “Примерни анотации на основните документи на СУК”. Работният план за въвеждане на СУК обикновено дефинира работни етапи на Програмата, задачи, срокове, изпълнители, отговорници, схема на консултиране, дни за консултантски посещения, блокадни дни и/или часове за работа по Програмата, график на вътрешни одитите, директорските проверки и т.н.
РАБОТНИ ЕТАПИ
Етапи “Проектиране на СУК” и “Предварително документиране на СУК”
Инвентаризират се и при възможност се актуализират всички налични и годни за употреба организационни или организационно-технически документи и се проектират и съставят нови документи на СУК съгласно Заданието за проектиране. Актуализираните и нови документи се съгласуват задълбочено със заинтересованите звена или лица преди да бъдат представени за утвърждаване от висшето ръководство. Обмислят се и се планират (като се осигуряват и с ресурси) необходимите организационни, технически или други мероприятия, съпътстващи дейността по пробното внедряване. Актуализацията на наличните документи се извършва от персонал на Клиента. При съставяне на нови документи разпределението на работата между персонал на Клиента и действащ при него наш персонал зависи от характера на документа (дали материята е позната и присъща на осъществяваните при Клиента функции и дейности или стои повече в плоскостта на т.нар. “системни изисквания” на реферативните стандарти).
Етап “Апробиране на СУК и коригиране на документите й”
Започва се с обучение на хората, които ще прилагат СУК. Апробацията цели да докаже, че правилата и изискванията на СУК са приложими и полезни, и също, в сблъсък на идеите с реалните дадености, да посочи възможните подобрения на практиките – чрез изменяне, опростяване, допълване. Коригирането, това е въвеждане на тези подобрения в документите.
Етап “Финализиране на документите на СУК”
Полезните и работоспособни изводи, възникнали в резултат от апробацията, се отразяват в документите на СУК (в това се състои коригирането). За да няма евентуални противоречия, прави се обща редакция на всички документи. Правят се последни съгласувания, представят се за утвърждаване и в тоя вече финализиран вид следва да се пуснат за работно внедряване.
Етап “Работно внедряване”
Изискванията, които са заложени във финализираните документи на СУК, биват въплътени в технологията и организацията за изпълнение и управление на обхванатите в нея процеси. На хората се възлагат отговорности и пълномощия и им се помага да придобият и затвърдят умения и навици да спазват новата “организационна дисциплина”, която е наложена от СУК. Създават се и се поддържат изискваните от СУК “записи”, систематизирани в картотеки, досиета, журнали и пр. Доколкото е нужна проследимост, изисквана от СУК или клиенти, прави се и се поддържа зададената идентификация на документи, продукти, оборудване и пр.
Етап “Изготвяне на Наръчник”
Наръчникът е предназначен като обобщено и четивно описание на най-важните документи на СУК и работата по писането и редактирането на Наръчника трябва да протече почти успоредно и итеративно с работата по финализиране на основните документи на СУК.
Етап “Вътрешни одити”
Вътрешните одити допълват информацията, придобита чрез процеса на апробацията, с информация за действителните или потенциалните слабости в правилата или в прилагането на СУК, и спомагат за осъзнаване и затвърждаване на нейната организационна дисциплина.
Етап “Предсертификационна подготовка”
След като вече е избран сертификатор, може да се направят някои “настройки” на СУК към специфичните практики на оценяване, използвани от него. Във всички случаи трябва да се закрият всички или поне повечето несъответствия, установени чрез вътрешните одити, и да се извърши задълбочен преглед от ръководството за оценяване на готовността на СУК да се демонстрира за проверка и оценка. Ако е нужно, може да се направи опреснително обучение или тренинги за придобиване на умения за убедително демонстриране на действието на СУК
ЕТАПИ НА ПРОГРАМА ЗА ВЪВЕЖДАНЕ И ПОДГОТОВКА ЗА СЕРТИФИКАЦИЯ НА СИСТЕМАТА ЗА УПРАВЛЕНИЕ НА КАЧЕСТВОТО В ЕДНА МАЛКА ФИРМА
ПОДГОТВИТЕЛЕН ЕТАП
Предназначение на подготвителния етап
На подготвителния етап се създават условия, с които се гарантира вярно насочване, правилно изпълнение и ефективно управление на същинските дейности по въвеждане на СУК.
Дейности, от които се състои подготвителният етап
Подготвителният етап може да включва едни или други и различни дейности, чрез които се осигурява успехът на бъдещата работа по СУК, но като минимум подготовката се състои в пускане на Заповед за старт и управление на Програма за въвеждане на СУК и подготовка за одобряване, в провеждане на уводно обучение с участниците в Програмата, в извършване на диагностика на реалната система, в изготвяне на Задание за проектиране и Работен план за въвеждане на СУК, в определяне и създаване на ръководни и работни органи на Програмата.
Уводно обучение
Уводното обучение се провежда преди диагностиката. То е еднодневно и запознава участниците в Програмата с идеите и съдържанието на стандарта ISO 9001 и с конкретните им задачи и задължения по въвеждане на СУК и подготовката й за сертификация. В обучението участва целият персонал, който има ангажименти или е засегнат макар косвено от дейности или резултати от планирането, проектирането, документирането, внедряването, прилагането, поддържането и развитието на СУК. Клиентът има интерес да включи в обучението повече участници – по-добре да има обучени хора в повече, вместо необучени хора да въведат СУК. Ако дори една ключова фигура не премине това уводно обучение, “синдромът на невежата” (той винаги отхвърля “непознатото”) може да обрече Програмата на рискове от боксуване.
Диагностика
Диагностиката на реално прилаганите правила и практики за изпълнение и управление на дейността предхожда планирането на СУК. Диагностиката включва визити на работни места, преглед на записи и документи и беседи с длъжностни лица. Тя цели да констатира дали има несъответствия на прилаганите правила и практики за изпълнение и управление на дейността спрямо приложимите към нея изисквания на стандарта. СУК ще доведе до стабилизиране на съответствия (позитивни правила и практики) и премахване на несъответствия (елиминира негативни правила и практики и/или въвежда липсващи, но изисквани правила и практики).
Планиране
На база установени с диагностиката несъответствия между реална и идеална системи и предвид наличните ресурси и потенциал, се прави планиране, което се състои в изготвяне, съгласуване и утвърждаване на Задание за проектиране и Работен план за въвеждане на СУК. Заданието за проектиране на СУК определя структура и съдържание на документацията й и обикновено се състои от “Предложение за състав и йерархия на документацията на СУК” и “Примерни анотации на основните документи на СУК”. Работният план за въвеждане на СУК обикновено дефинира работните етапи на Програмата, задачи, срокове, изпълнители, отговорници, схема на консултиране, дни за консултантски посещения, блокадни дни и/или часове за работа по Програмата, график на вътрешните одити, директорските проверки и т.н.
РАБОТНИ ЕТАПИ
Етапи “Проектиране на СУК и предварително документиране на СУК”
Инвентаризират се и при възможност се актуализират всички налични и годни за употреба организационни документи и се проектират и съставят новите документи на СУК съгласно Заданието за проектиране. Актуализираните и нови документи се съгласуват задълбочено с всички заинтересовани лица преди да бъдат представени за утвърждаване от ръководството. Обмислят се и се планират (като се осигуряват и с ресурси) необходимите организационни, технически или други мероприятия, които ще съпътстват дейността по пробното внедряване. Актуализацията на налични документи, ако такава се налага, я извършва персонал на Клиента. При съставяне на новите документи разпределението на работата между персонал на Клиента и действащ при него наш персонал зависи главно от характера и “новостта” на документа (дали материята е позната и присъща на осъществяваните при Клиента функции и дейности или стои повече в плоскостта на т.нар. “общи системни изисквания” на стандарта ISO 9001).
Етап “Апробиране на СУК и коригиране на документите й”
Почва се с обучение на хората, които ще прилагат СУК. Апробацията цели да докаже, че правилата и изискванията на СУК са приложими и полезни, и също, в сблъсък на идеите с реалните дадености, да посочи възможните подобрения на практиките – чрез изменяне, опростяване, допълване. Коригирането, това е въвеждане на тези подобрения в документите.
Етап “Финализиране на документите на СУК”
Полезните и работоспособни изводи, възникнали в процеса на апробация, се отразяват в документите на СУК (в това се състои коригирането им). За да няма евентуални противоречия, прави се обща редакция на всички документи. Правят се последни съгласувания, представят се за утвърждаване и в тоя вече финализиран вид следва да се пуснат за работно внедряване.
Етап “Работно внедряване”
Изискванията, които са заложени във финализираните документи на СУК, биват въплътени в технологията и организацията за изпълнение и управление на процесите, обхванати от СУК. На хората се възлагат отговорности и пълномощия и им се помага да придобият и затвърдят умения и навици да спазват новата “организационна дисциплина”, която е наложена от СУК. Създават се и се поддържат изискваните от СУК “записи по качеството”, които са групирани в досиета, картотеки, журнали и пр. Доколкото е нужна проследимост, изисквана от СУК, клиенти или партньори, създава се и се поддържа идентификация на документи и “записи”.
Етап “Изготвяне на Наръчник”
Наръчникът е предназначен да служи като обобщено и четивно описание на най-важните документи на СУК и работата по писането и редактирането на Наръчника трябва да протече почти успоредно и итеративно с работата по финализиране на основните документи на СУК.
Етап “Вътрешни одити”
Вътрешните одити допълват информацията, която е придобита в процеса на апробацията, с информация за действителните или потенциалните слабости в правилата или в прилагането на СУК, и спомагат за осъзнаване и затвърждаване на нейната организационна дисциплина.
Етап “Предсертификационна подготовка”
След като вече е избран сертификатор, може да се направят някои “настройки” на СУК към специфичните практики на оценяване, използвани от него. Във всички случаи трябва да се закрият всички или поне повечето несъответствия, установени чрез вътрешните одити, и да се извърши задълбочен преглед от ръководството за оценяване на готовността на СУК да се демонстрира за проверка и оценка. Ако е нужно, може да се направи опреснително обучение или тренинги за придобиване на умения за убедително демонстриране на действието на СУК